Instituto Nacional de Vías - Invías
La Política para el tratamiento de datos personales constituye el documento marco para el
cumplimiento en el Instituto Nacional de Vías-Invías de los estándares legales establecidos
por el Gobierno nacional relacionados con la protección de los datos personales. Su
formulación obedece al mandato legal relacionado con el derecho constitucional que
tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que haya sido
recolectada sobre ellas en bases de datos o archivos y los demás derechos, libertades y
garantías frente a la materia protegidos por la ley y la Constitución Política de Colombia.
La Constitución establece, en el artículo 20, el derecho fundamental de acceso a la
información y, en el artículo 15, a quienes ostentan la titularidad de dicha información
consagra derechos y garantías tales como la protección a la intimidad personal y
familiar, al buen nombre, y a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre
ellas se haya recolectado, almacenado, o haya sido objeto de uso y circulación en las
bases de datos y archivos de entidades públicas y privadas, respetando la libertad de las
personas de modificación y/o supresión de sus datos y demás garantías consagradas
en la constitución. De conformidad con el referido artículo 15 de la Constitución, se
expidió la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, la cual establece los principios
y disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales. En esta se menciona
el deber de los responsables y encargados del tratamiento de los datos de adoptar
políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en
especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
Este documento presenta el conjunto de lineamientos generales relacionados con el
registro, custodia, protección, entrega, modificación y/o supresión de los datos personales
capturados por el Invías, en cumplimiento de su gestión misional y administrativa y, en
especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos
personales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377
de 2013, así como de las garantías legales que deben cumplir todos los ciudadanos y
usuarios para el debido tratamiento de dicha información. Los principios y disposiciones
contenidas en la presente política son aplicables a los datos personales, de naturaleza
pública o privada, registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles
de tratamiento por parte del Invías.
Construir conjuntamente con la ciudadanía un canal directo de comunicación donde
su privacidad sea el eje fundamental respecto del tratamiento que se da a los datos
incorporados con cada una de las actuaciones en los diferentes medios con los que
cuenta el Instituto Nacional de Vías – Invías, comunicando de forma clara con coherencia
y pertinencia los lineamientos objeto de garantía de la información, reserva de los datos
personales y garantía del cumplimiento de la norma aplicable a los mismos.
La política para el tratamiento de datos personales se aplicará a todas las bases de
datos y/o archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento
por el Invías, considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de este
tipo de datos. Los procedimientos y lineamientos generales sobre el asunto serán de
obligatorio cumplimiento para todas las unidades ejecutoras del Instituto que administren,
custodien y/o almacenen información personal de ciudadanos, usuarios, contratistas,
organizaciones o interesados para el desarrollo normal y óptimo de sus funciones,
incluidas las direcciones territoriales.
Así mismo, estos términos aplican para cualquier registro de datos personales realizado
de forma presencial, electrónica o telefónica para la vinculación a cualquier trámite,
servicio o beneficio del Invías. Aunque la entidad se encarga directamente del tratamiento
de los datos personales, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento,
exigiendo así mismo al encargado la atención e implementación de los lineamientos
y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta
confidencialidad de estos.
Invías tiene presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las
que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, el Instituto
hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra
debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la
protección de datos personales. Es deber de la entidad atender los deberes previstos
para los responsables y encargados del tratamiento, contenidos en los artículos 17 y 18
de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas
data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la
respectiva autorización otorgada por el titular, para el uso y tratamiento de los
datos personales.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que
le asisten, en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado
y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a
este se mantenga actualizada.
El Invías garantiza al titular de datos personales el pleno ejercicio de los derechos que
se relacionan a continuación:
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá
ejercer también frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que
induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a INVÍAS para el tratamiento de sus
datos personales, salvo los casos en los que la ley exceptúa la autorización y de
acuerdo con las condiciones y características de la autorización de la entidad.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en
el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales
y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de
Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de los datos se ha
incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
• Ser informado de la política para el tratamiento de datos personales de la entidad
y la finalidad que se les dará a sus datos, previa solicitud elevada a través de los
canales de atención.
• Identificar al responsable en INVÍAS que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.
Los derechos antes descritos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos
de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en
bases de datos diferentes de la de los registros públicos. Posteriormente se definen los
procedimientos implementados para garantizar estos derechos.
El tratamiento que realizará el Invías respecto a los datos personales será el de recolectar,
almacenar, actualizar, procesar, usar, rectificar y transmitir o transferir, según corresponda,
atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados
por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Cuando el INVÍAS reciba información
que le haya sido transferida por otras entidades debido a su solicitud o por razón
diferente, le dará el mismo tratamiento de confidencialidad, privacidad y seguridad
que le proporciona a la información producida por él mismo.
Es importante precisar que, según Resolución Número 3497 de noviembre 10 de 2021 por
la cual se crean y modifican unos Grupos Internos de Trabajo en el Instituto Nacional
de Vías – Invías; la responsabilidad del tratamiento de datos recae sobre cada uno
de los grupos de trabajo, teniendo en cuenta el contenido de lo que publica y con la
observancia de los estándares de las mismas.
Es de resaltar, que el acceso a los datos personales disponibles en la página web u
otros medios de divulgación masiva, deberán ser técnicamente controlables, esto con
el fin de ofrecer un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados
conforme a la ley de protección de datos personales.
Se garantiza el derecho de acceso a los titulares de los datos personales que estén
siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transferidos por INVÍAS, una
vez se haya verificado la identidad del titular, su causahabiente y/o representante,
poniendo a disposición de este los respectivos datos personales.
Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electrónicos
y/o presenciales sencillos y con disponibilidad permanente, que permitan el acceso
directo del titular a los datos personales, los cuales serán informados en el aviso de
privacidad o en la autorización para el tratamiento de datos personales.
Derecho de acceso a los datos
Invías garantiza el derecho de acceso a los datos personales, una vez se haya verificado
la identidad del titular, su causahabiente y/o representante, poniendo a disposición de
este los respectivos datos personales. Para tal efecto se garantiza el establecimiento
de medios y mecanismos electrónicos y/o presenciales sencillos y con disponibilidad
permanente, por los cuales se autoriza el acceso directo del titular a los datos personales,
que serán informados en el aviso de privacidad o en la autorización para el tratamiento
de datos personales.
Canales de atención habilitados para la presentación de peticiones
El Invías dispone los siguientes canales de atención para sus clientes o usuarios para
que se puedan formular peticiones, consultas, reclamos o denuncias relacionadas con
datos personales.
Canal presencial
Compuesto por las ventanillas para la recepción de correspondencia y para las solicitudes
elevadas de manera verbal o escrita, así como de manera directa o verbal con el
funcionario encargado del Grupo de Atención y Relacionamiento con el Ciudadano en
las instalaciones físicas de la planta central del Instituto, ubicado en la calle 25G #73B-
90 - Complejo Empresarial Central Point - Bogotá, o en cualquiera de las instalaciones
de las 26 direcciones territoriales.
Canal electrónico
Cuando el peticionario radique su petición, se le debe informar cómo se realizará el
tratamiento de sus datos personales.
Este canal está compuesto por:
• Página web de la entidad: www.invias.gov.co. El usuario podrá realizar peticiones a
través de este canal en la opción “Peticiones, quejas reclamos y denuncias” del menú
“Atención al Ciudadano”, llenando los datos solicitados por el formulario tras acceder
al ícono “Registre su solicitud, petición, queja reclamo o denuncia”.
• Correo electrónico institucional: atencionciudadano@invias.gov.co